保单号码: 4.7

政策部分: 业务 & 金融

修订日期: 2023年4月24日

1. 定义

大写术语的定义见附录A.

2. 政策声明

学校的政策是支付合理和必要的经批准的本地费用, 非本地国内, 以及大学员工和学生的国际商务旅行, 也很合理, 为经批准的大学业务用途而发生的合法娱乐费用. 所有旅行和娱乐费用必须用于学校的教育, 研究, 服务使命. 通过一贯执行这一政策, 大学打算通过避免过度或不适当的支出来保护其声誉和非营利地位.

这项政策规定了责任和指导方针，以确保商务旅行和娱乐费用是有效的, 必要的, 并符合美国国税局(“IRS”)问责计划的规章制度和其他政府机构的规章制度. 捐赠者的限制, 赞助商, 机构或其他法规或协议比本政策规定的限制性更强, 更严格的条款适用.

这项政策适用于所有大学员工, 学生, 以及其他因大学公务旅行或娱乐而产生费用的人员. 独立承包商和其他非大学员工的旅行报销必须遵守此政策. 大学不会报销非大学用途的旅行和娱乐费用.

5. 旅游:批准

1. 所有大学旅行都需要由大学个人通过大学的在线旅行和费用系统预先批准，该个人对所使用的资金具有预算权力, 或者由他或她指定的人.
2. 批准人可要求在批准旅行请求之前提交预算. 旅行者必须在安排旅行之前通过大学的在线旅行和费用系统提交旅行申请以获得预先批准，以便为大学的旅行保险和风险目的提供旅行信息. 即使旅行费用由第三方(如政府机构)支付，这些要求也适用, 研究赞助商, 专业机构, 或其他非大学人士或实体.
3. 未经事先批准的差旅费用不予报销. 差旅人员因未经批准的旅行而产生的差旅费用，可以通过扣减工资的方式从差旅人员那里收回.
4. 所有旅行前和旅行后的批准都将由大学的个人对所使用的资金进行预算授权, 或者由他或她指定的人. 任何旅行者不得批准自己的旅行. 如果旅客不符合这些要求, 学校可以拒绝差旅许可和/或拒绝报销差旅费用.
5. 计划以任何大学赞助的目的进行国际旅行的学生和员工必须遵守本政策以及大学风险管理办公室网站上规定的旅行要求.
6. 赞助国际旅行的部门负责审查美国国务院的旅行警报和警告系统以及通过大学的在线旅行和费用系统提供的旅行地图，以便在旅行开始之前了解目的地国家的信息. Travel to countries on the list of Travel Alerts and Warnings of the United States Department of State is prohibited unless approved in accordance with 大学政策11.4、全球旅游高风险国家.
7. 批准, 但不是预先批准, 如果只需要支付里程和附带旅行费用，并且旅行不包括过夜，是否需要本地旅行.
8. 本节(旅行批准)的任何例外情况必须由总裁或主管商业和财务的副总裁或其各自指定的一名授权.

6. 旅游:在线旅游和费用系统和旅行变化

1. 大学员工必须预订所有机票, 住宿, 通过大学的在线旅行和费用系统或大学认可的旅行管理公司代理预订汽车租赁和其他商务旅行安排. 日常旅行预订, 需要通过大学的在线旅行和费用系统进行在线预订.
2. 必须考虑通过最大限度地提高旅行计划的灵活性，以允许替代航空公司，从而最大限度地减少旅行成本, 时间表和时间, 这可能会减少旅行成本.
3. 国际和复杂旅行预订必须与大学认可的旅行管理公司代理预订.
4. 如果紧急情况或途中需要更改旅行计划, 旅行者必须联系大学认可的旅行管理公司代理.
5. 预订完成后，行程被取消, 员工有责任通过大学的在线旅行和费用系统或联系大学批准的旅行管理公司代理取消所有适用的预订和注册.
6. 为任何大学目的旅行的学生必须遵守项目主任为学生旅行计划制定的程序. 学生必须按照项目主管制定的批准和程序购买门票. 关于研究生，项目主任必须咨询风险管理办公室，关于本科生，项目主任必须咨询大学的海外留学项目.

7. 旅行:预支和付款

1. 未直接支付Give学校的费用将由旅行者支付，并在旅行完成后报销. 旅客可申请一张大学发行的信用卡，用于商务旅行、娱乐和其他经批准的大学业务费用.
2. 团体旅行和/或国际旅行可以预支旅费. 个人旅行者可以在预批准过程中要求提前旅行，并且必须提供旅行前的理由. 除非行程超过三十(30)天，否则旅行预支限额为每天75美元, 或者除非旅行者提交旅行的费用估算，证明需要额外的资金.

8. 旅游:机票

1. 所有大学商务旅行的预订必须使用大学的在线旅行和费用系统，以国内和国际航班的最低经济舱票价进行预订. 有足够的预算和适当的预算当局的批准, 实际飞行时间为六(6)小时或以上的航班，可预订商务舱机票. 否则，升级费用将被视为个人费用，不予报销.
2. 应该早点预订, 因为最低的票价通常是提前21天和14天购买，确保最方便和最具成本效益的票价. 联邦政府资助的旅行可能会受到本政策第22条规定的额外限制, 补助金和其他赞助项目业务费用.
3. 航空公司俱乐部的会员资格不是允许的大学业务费用.
4. 团体旅行必须通过大学认可的旅行管理公司进行安排.

9. 旅游:住宿

1. 大学旅行者必须使用大学的在线旅行和费用系统预订住宿，以便利用协商价格和公司折扣.
2. 会议预订和其他通过大学在线旅行和费用系统无法节省的预订将例外. 住宿类别必须是合理的，适合大学的商业目的和位置，以及代表非营利组织的旅行者. 将根据本政策或第12节规定的每日津贴报销实际费用, 每日津贴.

10. 出行方式:地面交通

1. 旅客在选择地面交通工具时必须慎重, 利用现有的最实际和最经济的选择. 车辆只能在出租时由旅客租用, 机场巴士, 机场的豪华轿车, 或者私人车辆不可用, 更昂贵或不切实际, 或当大学业务需要时需要租赁. 车辆选择必须适合旅行者的业务需求，并且必须通过大学的在线旅行和费用系统预订.
2. 租车. 租车预订必须通过大学的在线旅行和费用系统使用大学的首选供应商预订. 大学设有全面的汽车责任保险，以涵盖因使用代表大学驾驶的租用车辆而产生的人身伤害和财产损失责任. 因此, 因大学公务旅行的员工必须拒绝租车公司提供的任何保险，除非在国外旅行，旅行者必须始终接受额外的租车保险. 大学不会报销从租赁公司购买的不必要的碰撞损坏保险费用. 租车时, 旅行者不能接受燃料选择，必须在归还汽车之前按照每个租赁地点的加油要求为租车加油，以尽量减少成本.
3. 个人车辆. 获授权旅客可使用私人车辆进行本地及非本地商务旅行. 大学将按照美国国税局批准的费率报销记录在案的商业里程，但接受汽车津贴的除外. 被授权的旅行者, 领取汽车津贴并选择使用车辆进行非本地商务旅行的人士，可按美国国税局批准的费率，报销往返该地点的经济机票或最经济机票的金额中较低者. 对于员工所拥有和驾驶的车辆在执行大学公务时发生的碰撞损坏，大学概不负责. 一旦发生事故，这将成为雇员和雇员的保险公司的唯一责任.
4. 其他地面运输. 汽车票价, 出租车车费, 还有往返铁路的车费, 公共汽车, 机场航站楼, 往返于商业设施和酒店, 并为当地业务需要报销的费用. 如果乘坐公共汽车或火车旅行，旅客必须选择经济舱.
5. 停车及收费. 合理的停车费用和与商务旅行相关的过路费将得到报销.

11. 旅游:吃饭

1. 在学校出差的时候, 餐费按实际情况报销, 选择领取每日津贴的旅行者所产生的合理费用. 每日费用将由旅行目的地决定，并将与大学在线旅行和费用系统中的总务管理局(“GSA”)每日费用表相关联. 审批人有权设定低于公布的每日费率的旅行预算.
2. 在旅行中使用大学发行的信用卡支付餐费的旅行者没有资格获得每日津贴. 根据第15条的要求，大学员工可以报销因大学业务旅行而产生的娱乐费用, 商务餐.
3. 在旅行中购买的不需要过夜的餐食将不予报销，除非离开(家和办公室)的时间超过十二(12)小时.

12. 旅行:每日津贴

1. 除非旅行者选择领取每日津贴，否则大学将偿还其大学旅行的实际费用.
2. 如果每日津贴被批准, 必须使用每日津贴率来确定整个旅行的报销, 不适用特定日期. 每日津贴可以包括住宿费、餐费和杂费，也可以包括两者，但不得超过GSA为特定城市或外国规定的津贴，也不得超过旅行者所在部门或学校为旅行分配的预算. 除非赞助组织或资助旅行的其他机构在奖励条款和条件中明确规定，否则如果膳食和住宿的实际成本被选择为实际成本，则GSA最高限额不适用于实际成本.
3. 选择每日住宿津贴的旅行者必须提供详细的酒店收据.

13. 旅游:酒精

除非有大学商务或娱乐目的的文件证明，否则商务旅行购买的酒精不符合报销条件.

14. 娱乐:一般

1. 娱乐活动包括招待商务客人. 娱乐活动包括用餐, 体育赛事, 剧院, 音乐会, 校园里的晚会和开幕式, 识别事件, 颁奖宴会, 学生静修和任何其他包括食物的校内或校外活动, 喝, 休闲和/或娱乐. 如果有文件证明大学的商业目的，这些活动可以从大学的资金中支付, 根据本政策的其他要求和限制.
2. 由大学资金支付的娱乐费用必须在校园内使用大学首选或独家供应商和餐饮供应商，除非事先得到大学个人对所使用资金的预算授权, 或者由他或她指定的人.
3. 成本必须适当, 考虑到大学的非营利性地位，还必须符合商业和财务副校长发布的任何指导方针.
4. 这项政策规定了大学对各类娱乐费用的标准要求. 这些娱乐标准的例外情况必须基于书面的大学商业目的，并事先得到校长或相应的院长或副校长的批准. 提供酒精饮料受第19条酒精规定的约束

15. 娱乐:商务餐

1. 商务餐是指大学为商务客人提供的真正的商务餐.
2. 允许合理数量的大学员工陪同每位商务客人参加商务餐.
3. 当员工的客人参加商务用餐时, 除非有商务客人陪同，否则费用由员工承担.
4. 在只有大学员工参加的情况下，不允许用餐和饮酒.

16. 娱乐:表彰和奖励活动

1. 表彰和奖励活动是教职员工为庆祝成就而举行的活动, 认可学生的成就, 退休, 类似的事件. 每个部门每年可举办一次教职员工表彰或奖励活动. 这一事件可以是整个部门的副校长级别或学校级别或部门级别, 但是在任何情况下，在多个级别上的事件都不可能包含相同的员工或相同员工的子集. 学生表彰活动可由校长或相应的院长或副校长自行决定.
2. 所有教职员工的奖励和/或认可必须由税务合规审查之前作出的奖励，以确保适当的税务报告. 学生奖学金必须由财政援助办公室批准，并由商业和财务副总裁或其指定人员审查，以进行适当的税务报告.
3. 为庆祝由大学人力资源部指定为退休人员的教职员工的退休，可从大学基金中支付退休表彰活动的合理费用.

17. 娱乐:欢迎和节日庆祝

以下欢迎活动是可接受的娱乐活动:

1. 大学每学年允许举办一次欢迎新教师和/或员工的活动.
2. 允许由校长主持一次全校范围的节日庆祝活动.
3. 各部门每年可举办一次节日庆祝活动. 这一事件可能是整个部门的副校长级别或学校级别或部门级别, 但是在任何情况下，在多个级别上的事件都不可能包含相同的员工或相同员工的子集.

18. 娱乐:组织发展

1. 组织发展活动，培养员工的专业发展.
2. 各部门每年可举办一次组织发展活动. 这一事件可能是整个部门的副校长级别或学校级别或部门级别, 但是在任何情况下，在多个级别上的事件都不可能包含相同的员工或相同员工的子集.
3. 活动必须使用首选或独家供应商在校园内举行，除非有书面的例外理由，并得到大学个人对所使用资金的预算权力的批准, 或者由他或她指定的人.
4. 不允许主要是社交性质的活动，不符合专业发展活动的要求. 本节不限制全校范围内的培养活动, 如向全体员工提供的人力资源培训或个别员工的工作相关培训.

19. 娱乐:酒精

在娱乐活动中提供酒精饮料必须符合大学政策的限制和意图.15、酒精和大学政策.16、酒类赞助. 为娱乐目的而购买酒精饮料不符合报销条件，除非有大学商业目的的文件证明.

20. 娱乐:杂项

1. 礼物. 在有正当的商业理由的情况下，允许向大学的朋友赠送礼物.g.，风俗，欣赏). 礼品可能需要报告，并且必须由商业和财务副总裁办公室在作出之前进行审查，以确保适当的税务报告. 向其他非营利实体赠送的礼物只能出于真正的商业原因，并且必须事先得到总统的批准.
2. 采购产品装饰品，花艺安排和卡片. 使用大学的资金来支付装饰费用, 插花和节日贺卡, 同情, 庆祝生日, 出生, 不允许有毕业和其他成绩.
3. 办公室客用设施. 瓶装或罐装饮料只能从大学的独家饮料赞助商处购买，以便在校园内使用. 其他饮料公司的产品可能不会从学校的资金中支付或报销. 饮料、咖啡和零食是为大学客人准备的. 仅供办公使用的零食和其他食品和饮料服务或用品将不会从大学资金中支付或报销.

21. 旅行和娱乐:文件和结算

1. 商务旅行和娱乐费用的所有文件和费用报告都将在大学的在线旅行和费用系统中进行.
2. 所有大于或等于25美元的旅费都需要收据, 但已批准Give予该旅行者每日津贴的除外.
3. 当需要收据时，必须逐项列出. 详细的收据将以电子方式存储在大学的在线旅行和费用系统中，原件只需要按照预算和财务办公室网站上公布的程序保留.
4. 所有商务旅行, 娱乐, 其他费用报告必须在旅行结束或费用发生后不超过三十(30)天内提交审批.

22. 旅游和娱乐:补助金和其他赞助项目的业务费用

1. 支付Give联邦和非联邦补助金以及其他赞助项目合同和/或分包合同(“奖项”)的差旅费用必须遵守授予人或赞助实体(“赞助商”)的规定以及各个奖项的条款和条件.
2. 限制条件可能包括需要获得主办方的事先批准, 使用美国国旗航空公司, 对旅行费用总额的限制, 并强制使用政府的每日住宿和/或膳食津贴.
3. 旅行者必须在出发前查看具体的奖励或联系研究和研究生学习办公室或资助和合同会计办公室，以确定是否有任何适用的额外限制. 联邦和非联邦赞助商的旅行政策各不相同.
4. 除了满足所有其他大学的政策要求, 以下条件适用于向奖项收取旅费:
   1. 大学经营宗旨. 大学在线旅行和费用系统的大学商业目的部分必须清楚地确定旅行与奖励目的的关系. 当一次旅行有多种目的时, 必须说明分配奖项费用的依据.
   2. 飞美国法案和开放天空协议. 除非有某些例外情况，所有由联邦政府支付的国际旅行都必须使用美国国旗的航空公司. 这一要求不应受到成本因素的影响, 方便, 或者个人旅行偏好. 商务旅行和娱乐程序可在预算和财务办公室网站上查阅，并提供有关例外情况的信息, 文档和时间要求.
   3. 需要提前批准. 联邦机构的奖励可能要求所有的国际旅行, 即使包括在奖项中, 要提前45天到90天得到联邦机构行政官员的批准. 一些非联邦担保人要求所有旅行，无论是国内旅行还是国际旅行，都要事先获得批准. 旅行者必须向研究和研究生办公室咨询获得批准的细节.
   4. 罚款和费用. 在某些有限的情况下, 航空公司的罚款或取消费用, 酒店, 和汽车租赁可以在联邦奖励下报销.
   5. 酒和娱乐费用. 酒精饮料和娱乐费用不得计入联邦奖金，并且必须列为不允许的费用. 此类费用仅允许用于非联邦奖，前提是活动和/或酒精的使用事先得到赞助商的特别批准，并符合大学有关酒精服务的所有政策.

23. 对违规行为的处罚

违反本政策的行为, 包括, 但不限于, 滥用学校发行的公司信用卡, 或未能根据本政策或其他大学政策获得所需的预先批准, 包括但不限于大学政策11.4、全球旅游高风险国家, 可能会导致大学信用卡特权的丧失, 税收或赔偿损失, 和/或纪律处分，包括解雇或法律诉讼.

24.  问题

有关本政策的问题，请致电214-768-1178与商业与金融部门联系.

25. 部门行政规章、程序、方针和相关政策

1. 详细的商务旅行和娱乐程序可在预算和财务办公室网站上查阅. 该网站包含由Concur Technologies提供的大学在线旅行和费用管理系统的链接, 公司. 或后续的在线差旅和费用管理系统(“大学在线差旅和费用管理系统”). 大学的在线旅行和费用系统支持旅行预订, 票务, 直接付款处理, 费用报销.
2. 本政策中引用的其他大学政策包括:
   1. 大学政策1.15、酒精
   2. 大学政策1.16、酒类赞助
   3. 大学政策11.4、全球旅游高风险国家

附录A:定义

“业务客人” 意味着捐助者, 学生, 未来的学生, Alumni, 教职员工候选人, 以及由大学员工陪同的商业或专业人员.

“复杂” 指有不止一个目的地或不止一家航空公司的旅行涉及到.

“一般服务政府 or GSA” 指负责制定联邦旅行条例的美国联邦政府机构.

修改后: 2023年4月24日

采用: 2017年5月16日